Wet betaaltermijnen: uw rechten als aannemer bij te late betaling

Te late betaling is een van de grootste frustraties voor zelfstandige aannemers en kleine bouwbedrijven. De klant heeft het werk ontvangen, is tevreden, maar de betaling laat op zich wachten. Gelukkig biedt de Nederlandse wet aannemers stevige bescherming: er gelden maximale betalingstermijnen, automatische rentevergoeding en een vaste minimumvergoeding voor incassokosten. De vraag is alleen of u deze rechten ook daadwerkelijk kent en gebruikt.

Maximale betalingstermijnen in het Nederlandse recht

De Wet betaaltermijnen grote ondernemingen, ingevoerd in 2017 en aangescherpt in 2022, schrijft voor dat grote ondernemingen facturen van kleine ondernemers binnen maximaal 30 dagen moeten betalen. Een grote onderneming is een onderneming die op basis van de jaarrekening voldoet aan twee van de drie criteria: meer dan 250 werknemers, een balanstotaal van meer dan 20 miljoen euro, of een netto-omzet van meer dan 40 miljoen euro. Voor transacties tussen ondernemers die beide als groot of als klein worden aangemerkt, geldt als wettelijk maximum een betalingstermijn van 60 dagen, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen en dit niet onredelijk bezwarend is voor de schuldeiser. In de praktijk betekent dit dat als een grote opdrachtgever in uw algemene voorwaarden of contract een termijn van 90 dagen probeert te bedingen, dit in strijd is met de wet en juridisch niet afdwingbaar is.

Wettelijke handelsrente bij te late betaling

Wanneer een opdrachtgever uw factuur niet betaalt binnen de afgesproken of wettelijke termijn, heeft u automatisch recht op wettelijke handelsrente. Dit is geregeld in artikel 6:119a BW. De handelsrente wordt berekend als de ECB-basisrente plus 8 procentpunten, en wordt jaarlijks vastgesteld. In de periode 2024-2026 bedraagt de ECB-basisrente variabel, maar de totale handelsrente voor commerciële transacties ligt doorgaans tussen de 10 en 12 procent per jaar. U hoeft geen ingebrekestelling te sturen of naar de rechter te stappen om recht te hebben op deze rente; zij loopt automatisch vanaf de dag na het verstrijken van de betalingstermijn. In de praktijk durven veel aannemers deze rente niet te vorderen uit angst de relatie met de klant te beschadigen. Dat is begrijpelijk, maar het is goed te weten dat u dit recht wel heeft en dat het wettelijk verankerd is.

De minimumvergoeding van veertig euro

Naast de wettelijke handelsrente heeft u bij een te late betaling van een B2B-factuur recht op een vaste minimumvergoeding van 40 euro voor incassokosten. Deze vergoeding is gebaseerd op artikel 6:96 lid 4 BW, dat voortvloeit uit de Europese Late Betalingsrichtlijn. De 40 euro is een minimumbedrag; als uw werkelijke incassokosten hoger zijn, kunt u het meerdere vorderen, mits dit redelijk en evenredig is. De 40 euro komt bovenop de rente en bovenop het factuurbedrag zelf, en is verschuldigd van de eerste dag dat de betaling te laat is zonder dat u een aanmaning hoeft te sturen. Voor een aannemer die maandelijks meerdere facturen uitstaan heeft, kunnen deze vergoedingen bij structureel late betalers snel oplopen. Het is dan ook aan te raden om in uw algemene voorwaarden expliciet te verwijzen naar dit recht, zodat uw klanten er van bij de start van de samenwerking van op de hoogte zijn.

Hoe u een aanmaning correct opstelt

Een aanmaning is een schriftelijk verzoek aan uw debiteur om de openstaande factuur alsnog te betalen. In juridische termen heet dit ook wel een ingebrekestelling wanneer u de debiteur formeel in verzuim wilt stellen. Een goede aanmaning bevat de factuurnummer, factuurdatum, het openstaande bedrag, de datum waarop betaling uiterlijk moet plaatsvinden en een verwijzing naar de rente en minimumvergoeding die u in rekening zult brengen bij uitblijvende betaling. Stuur de aanmaning bij voorkeur per e-mail met een leesbevestiging, of als aangetekende brief wanneer u juridische stappen overweegt. Bij aangetekend versturen heeft u een bewijs van ontvangst, wat van belang is als u later naar de rechter stapt of een incassobureau inschakelt. Vermijd vage formuleringen in uw aanmaning; wees concreet over wat u verwacht en wanneer.

Incassoprocedure: van aanmaning tot rechter

Wanneer een aanmaning niet tot betaling leidt, kunt u een incassobureau inschakelen of zelf naar de rechter stappen. Voor vorderingen tot 25.000 euro kunt u een procedure starten bij de kantonrechter, waarvoor u geen advocaat nodig heeft. De kantonrechter behandelt dit type geschillen relatief snel, doorgaans binnen een paar maanden. Bij onbetwiste vorderingen kunt u ook gebruik maken van de eenvoudige digitale dagvaarding, waarmee het proces verder wordt vereenvoudigd. Wanneer u een incassobureau inschakelt, verhuizen de incassokosten naar de debiteur, maar let op: niet alle incassobureaus zijn even betrouwbaar of succesvol. Controleer of het bureau is aangesloten bij een branchevereniging en vraag altijd duidelijkheid over de kostenstructuur. Overleg met uw boekhouder of een juridisch adviseur voordat u grote stappen zet.

Preventie: betalingsgedrag beïnvloeden vooraf

De beste strategie tegen late betaling is preventie. Spreek bij aanvang van een opdracht duidelijk de betalingsvoorwaarden af en leg ze schriftelijk vast in uw offerte of opdrachtbevestiging. Vraag bij grotere projecten een aanbetaling van 30 tot 50 procent alvorens u met de werkzaamheden begint; dit is in de bouwsector gebruikelijk en beschermt u tegen opdrachtgevers die later problemen krijgen. Verstuur uw factuur zo snel mogelijk na afronding van het werk, want hoe langer u wacht, hoe langer de betaling ook uitblijft. Stuur automatische betalingsherinneringen een paar dagen voor de vervaldatum; dit klinkt agressief maar is in de praktijk een vriendelijke nudge die in veel gevallen voldoende is.

QuotCraft en geautomatiseerde betalingsopvolging

QuotCraft helpt aannemers om hun betalingsopvolging te automatiseren. U stelt eenmalig uw betalingstermijn in en het systeem stuurt automatisch een herinnering wanneer een factuur bijna vervalt en een aanmaning wanneer de termijn is overschreden. De tekst van deze aanmaningen is aanpasbaar en bevat standaard de wettelijke verwijzingen naar rente en minimumvergoeding. Via het dashboard ziet u in één oogopslag welke facturen open staan, welke bijna vervallen en welke al te laat zijn. Zo hoeft u niet meer handmatig bij te houden wie er nog moet betalen en bent u altijd op de hoogte van uw cashflowsituatie.