Mobiele app voor vakmensen: offreren en factureren op de bouwplaats

De meeste vakmensen brengen het grootste deel van hun werkdag door op de bouwplaats, bij de klant thuis of onderweg tussen opdrachten. De administratie, waaronder offertes maken en facturen versturen, wordt dan 's avonds thuis of op kantoor gedaan. Dat is een gemiste kans. Met een goede mobiele app kunt u de offerte opmaken terwijl u nog bij de klant staat, stuur u de factuur direct na afronding van het werk en houdt u uw uren bij waar u ook bent.

De offerte ter plaatse: waarom het zo krachtig is

Er is geen beter moment om een offerte te maken dan wanneer u de situatie met eigen ogen heeft gezien en de klant erbij staat. U kent de exacte situatie, u heeft de vragen van de klant gehoord en u kunt direct een realistische prijs geven. Wanneer u de offerte ter plaatse maakt op uw telefoon en direct verstuurt, is de kans aanzienlijk groter dat de klant akkoord gaat dan wanneer de offerte twee dagen later aankomt per e-mail. De klant is warm, heeft het gevoel dat u direct actie onderneemt en heeft nog niet de gelegenheid gehad om een tweede of derde aannemer te bellen. Vakmensen die de overstap maken naar offreren op de bouwplaats, rapporteren consistent hogere conversieratio's. De offerte is ook nauwkeuriger: u heeft de situatie vers in het geheugen en neemt de juiste materialen en arbeidstijden mee in uw schatting.

Tijdregistratie onderweg en op locatie

Een mobiele app maakt het ook eenvoudig om uren te registreren op het moment dat u begint en eindigt met werken. In plaats van 's avonds te proberen te reconstrueren hoeveel uur u op welk project heeft gewerkt, klikt u bij aankomst op de projectlocatie op 'start' en bij vertrek op 'stop'. De app registreert de uren automatisch op het juiste project. Dit is niet alleen handig voor uw eigen administratie maar ook essentieel wanneer u werkt op regiebasis: de geregistreerde uren zijn direct beschikbaar om te factureren, en u kunt de klant een nauwkeurig overzicht geven van de bestede tijd. Voor bedrijven met meerdere medewerkers biedt de mobiele app de mogelijkheid om uren te registreren per medewerker en per project, zodat de projectleider altijd inzicht heeft in de bestede capaciteit.

Foto's documenten en meerwerk registreren

Een van de meest waardevolle functies van een mobiele app voor vakmensen is het eenvoudig vastleggen van foto's op locatie. U maakt een foto van de situatie voor aanvang van het werk, van de voortgang en van het eindresultaat, en uploadt deze direct vanuit de app naar het projectdossier. Wanneer er schade aan de woning wordt geconstateerd die niet door u is veroorzaakt, fotografeert u dit direct en voegt het toe aan het dossier. Wanneer u tijdens het werk een probleem ontdekt dat meerwerk noodzakelijk maakt, legt u dit vast met een foto en een beschrijving, en maakt u direct een meerwerkopdracht aan in de app die de klant digitaal kan accorderen. Op deze manier heeft u altijd een gedocumenteerd bewijs van alles wat er op de bouwplaats heeft plaatsgevonden.

Offline functionaliteit voor slechte internetverbindingen

Op sommige bouwplaatsen is de internetverbinding beperkt of onbetrouwbaar, met name in kelders, parkeergarages of afgelegen locaties. Een goede mobiele app voor vakmensen werkt ook offline en synchroniseert de data zodra de verbinding hersteld is. U kunt uren registreren, foto's toevoegen en offertes bekijken, ook zonder internetverbinding. Wanneer u de locatie verlaat en weer verbinding heeft, worden alle wijzigingen automatisch gesynchroniseerd met de cloud, zodat de data beschikbaar is voor alle medewerkers en voor uw administratieve team.

Klantcommunicatie via de app

Een mobiele app maakt het ook eenvoudiger om te communiceren met klanten over de voortgang van het project. Via de app kunt u de klant een pushmelding sturen wanneer u op weg bent naar de locatie, wanneer een mijlpaal is bereikt of wanneer er een factuur klaarstaat voor betaling. Deze proactieve communicatie vermindert de onzekerheid bij de klant en het aantal telefoontjes dat u ontvangt met de vraag 'wanneer komt u?' of 'hoe ver bent u?'. Klanten die goed worden geïnformeerd, zijn meer tevreden over de samenwerking, ook wanneer er vertraging optreedt.

Beveiliging van bedrijfsdata op de smartphone

Wanneer u gevoelige bedrijfsdata, klantgegevens en projectinformatie op uw smartphone opslaat, is beveiliging een serieus aandachtspunt. Zorg ervoor dat uw smartphone is beveiligd met een sterke pincode of biometrische authenticatie. Gebruik apps die data versleuteld opslaan en communiceren via beveiligde HTTPS-verbindingen. Wanneer een medewerker zijn telefoon verliest, moet het mogelijk zijn om de toegang tot de bedrijfsapp op afstand te blokkeren. Kies apps die zijn getoetst op beveiliging en die voldoen aan de Europese privacywetgeving, de AVG (GDPR). QuotCraft voldoet aan de AVG en slaat alle data op in Europese datacenters.

QuotCraft mobiel: alles op uw telefoon geregeld

De QuotCraft mobiele app is beschikbaar voor iOS en Android en biedt dezelfde functionaliteit als de desktopversie: offertes aanmaken, facturen versturen, uren registreren, foto's uploaden en klantcommunicatie beheren. De interface is geoptimaliseerd voor gebruik met één hand op een smartphone, met grote knoppen en een logische workflow die is ontworpen voor vakmensen die onderweg zijn. Klantgegevens en projectinformatie worden automatisch gesynchroniseerd tussen de app en de desktopomgeving, zodat u altijd over actuele informatie beschikt, ongeacht op welk apparaat u werkt. Ook het gratis plan van QuotCraft geeft volledige toegang tot de mobiele app.