De g-rekening voor aannemers: hoe werkt het depotysteem in de bouw?

De g-rekening is een geblokkeerde bankrekening die specifiek is ontworpen voor de Nederlandse bouwsector om risico's rond niet-afgedragen loonbelasting en sociale premies bij onderaanneming te beperken. Wanneer een hoofdaannemer een onderaannemer inschakelt, bestaat het risico dat de onderaannemer de loonbelasting en premies van zijn eigen werknemers niet afdraagt aan de Belastingdienst. In dat geval kan de Belastingdienst de hoofdaannemer aansprakelijk stellen. De g-rekening biedt een mechanisme om dit risico te beheersen.

Wat is een g-rekening en hoe werkt het systeem

Een g-rekening, ook wel depotrekening of geblokkeerde rekening genoemd, is een speciale bankrekening die door de onderaannemer wordt aangehouden en die geblokkeerd is: het saldo kan alleen worden gebruikt voor het betalen van loonbelasting en sociale premies aan de Belastingdienst. De hoofdaannemer maakt bij betaling van de factuur van de onderaannemer een deel van het bedrag over naar de g-rekening van de onderaannemer, in plaats van het volledige factuurbedrag naar de gewone bankrekening. Het deel dat naar de g-rekening gaat, is bedoeld om de loonheffingen te dekken die de onderaannemer moet afdragen over de lonen van zijn werknemers die op het project hebben gewerkt. Wanneer de onderaannemer zijn loonheffingen betaalt aan de Belastingdienst, debiteert hij de g-rekening voor het verschuldigde bedrag. De Belastingdienst houdt een register bij van alle g-rekeninghouders en controleert het gebruik van de rekening.

Wanneer is de g-rekening verplicht of aanbevolen

De g-rekening is in Nederland niet wettelijk verplicht, maar hij speelt een centrale rol in de ketenaansprakelijkheidsregeling van artikel 35 van de Invorderingswet 1990. Wanneer u als hoofdaannemer een onderaannemer inschakelt die personeel in dienst heeft, kunt u aansprakelijk worden gesteld voor de niet-afgedragen loonheffingen van die onderaannemer wanneer u bij de betaling geen gebruik heeft gemaakt van de g-rekening. Door een deel van de betaling te storten op de g-rekening van de onderaannemer, beperkt u uw aansprakelijkheid voor het gestorte bedrag. Het percentage dat u naar de g-rekening overmaakt, is niet wettelijk vastgelegd maar wordt in de bouwpraktijk doorgaans op 20 tot 30 procent van het factuurbedag gesteld, afhankelijk van de loonintensiteit van het werk. Stortingen op de g-rekening moeten worden gedaan op basis van facturen en mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Aanvragen van een g-rekening als onderaannemer

Als onderaannemer kunt u een g-rekening aanvragen bij uw bank. Niet alle banken bieden g-rekeningen aan; de grote Nederlandse banken zoals ABN AMRO, ING en Rabobank doen dit doorgaans wel. Bij de aanvraag geeft u aan voor welke activiteiten de g-rekening wordt gebruikt en legt u een verband met uw aansluitnummer bij de Belastingdienst. Na goedkeuring opent de bank de g-rekening en koppelt deze aan uw reguliere zakelijke rekening. U informeert vervolgens uw opdrachtgevers van het g-rekeningnummer, zodat zij stortingen kunnen doen. Het beheer van de g-rekening vereist discipline: u moet bijhouden welke bedragen zijn gestort, welke betalingen u aan de Belastingdienst heeft gedaan en of het saldo toereikend is voor de verwachte loonheffingen. Een tekort op de g-rekening kan ertoe leiden dat de Belastingdienst bij de hoofdaannemer gaat kijken.

De risico's voor hoofdaannemers bij onjuist gebruik

Wanneer u als hoofdaannemer de ketenaansprakelijkheid niet adequaat beheerst, loopt u het risico aansprakelijk te worden gesteld voor de schulden van een nalatige onderaannemer. De Belastingdienst kan bij een controle vaststellen dat een onderaannemer zijn loonheffingen niet heeft afgedragen en vervolgens de hoofdaannemer aanspreken voor het openstaande bedrag, te vermeerderen met rente en kosten. Dit risico is reëel, met name wanneer u werkt met onderaannemers die u niet kent of van wie u de financiële situatie niet kent. Door gebruik te maken van de g-rekening beperkt u uw aansprakelijkheid tot het bedrag dat u niet op de g-rekening heeft gestort. Dit is een krachtige prikkel om altijd gebruik te maken van het g-rekeningsysteem bij het inhuren van personeel-intensieve onderaannemers.

Verificatie van onderaannemers via het RINIS-register

Naast het gebruik van de g-rekening kunt u uw risico verder beperken door de onderaannemer te verifiëren via het RINIS-register van de Belastingdienst, ook wel het register van (pre)gecertificeerde onderaannemers. Sommige branchecertificeringsystemen in de bouw, zoals Stichting Normering Arbeid (SNA), bieden een onafhankelijke certificering die aantoont dat een onderaannemer zijn fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen structureel nakomt. Wanneer u uitsluitend werkt met SNA-gecertificeerde onderaannemers, is de ketenaansprakelijkheid in de wet verder begrensd. SNA-certificering vereist regelmatige audits en brengt kosten met zich mee voor de onderaannemer, maar geeft opdrachtgevers de zekerheid dat de onderaannemer zijn zaken op orde heeft.

Praktische tips voor het gebruik van de g-rekening

Leg in uw contracten met onderaannemers altijd vast dat zij verplicht zijn een g-rekening aan te houden en dat u een deel van elke factuur op de g-rekening zult storten. Vermeld het g-rekeningnummer van de onderaannemer op uw betalingsopdrachten, zodat er geen verwarring ontstaat. Bewaar alle betalingsbewijzen van stortingen op de g-rekening, zodat u bij een eventuele aansprakelijkheidsstelling kunt aantonen welk bedrag u heeft gestort. Controleer periodiek of de onderaannemer nog beschikt over een actieve g-rekening; een g-rekening kan worden geblokkeerd of opgeheven wanneer de Belastingdienst problemen constateert. Een geblokkeerde g-rekening is een alarmsignaal over de fiscale situatie van de onderaannemer.

QuotCraft en het beheer van onderaannemersbetalingen

QuotCraft biedt aannemers de mogelijkheid om per project de betalingen aan onderaannemers bij te houden, inclusief de splitsing tussen de reguliere betaling en de g-rekeningsstorting. Dit geeft u een helder overzicht per project van de kosten van ingehuurd werk en de bijbehorende g-rekeningbetalingen. Wanneer u facturen van onderaannemers registreert in QuotCraft, kunt u de g-rekeningsstorting als afzonderlijke post opnemen, zodat uw projectadministratie klopt en u bij een belastingcontrole direct de benodigde documentatie kunt overleggen.