Veri*Factu explicado: qué es y cómo afecta a los contratistas españoles

Veri*Factu es el sistema de verificación de facturas impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria que obliga a los emisores de facturas a generar registros encadenados, verificables en tiempo real, de cada operación comercial que documenten. Para un electricista que factura a promotoras, un fontanero que trabaja con comunidades de propietarios o un instalador de climatización con contratos de mantenimiento, Veri*Factu no es una opción: es una exigencia legal que entrará en vigor de forma escalonada durante 2025 y 2026.

Qué es exactamente Veri*Factu

Veri*Factu es el nombre del sistema técnico desarrollado por la AEAT para garantizar la integridad e inmutabilidad de los registros de facturación. Su nombre completo es Sistema de Verificación de Facturas y deriva del artículo 12 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, modificado por el Real Decreto que desarrolla la Ley Crea y Crece. El sistema exige que cada factura emitida por un software de facturación genere un registro electrónico que contenga los datos esenciales del documento: número de factura, fecha, identificación del emisor y el receptor, base imponible, cuota de IVA y total. Este registro debe firmarse con un algoritmo de hash que lo enlaza con el registro de la factura anterior, creando una cadena inalterable similar a la tecnología blockchain aunque con una arquitectura más sencilla y auditada por la administración tributaria española.

La firma hash y la cadena de registros

La firma hash es el elemento técnico central de Veri*Factu. Cuando el software genera una factura, calcula un código alfanumérico único —el hash— a partir del contenido del registro de esa factura y del hash de la factura anterior. Esto significa que si alguien intenta modificar retroactivamente una factura ya emitida, el hash de esa factura ya no coincidirá con el que figura en la factura siguiente, lo que delata la manipulación de forma inmediata. Para el contratista, esto supone que no puede borrar ni modificar facturas emitidas sin dejar un rastro auditable. Si se detecta un error en una factura ya emitida, la solución legal es emitir una factura rectificativa, no modificar el original. Este principio ya existía en la normativa de facturación anterior, pero ahora queda tecnológicamente reforzado.

El código QR en cada factura

Veri*Factu exige que cada factura incluya un código QR que permita al receptor —y a cualquier inspector de Hacienda— verificar la autenticidad del documento escaneándolo con un teléfono móvil. Al escanear el QR, el sistema conecta con los servidores de la AEAT y muestra los datos de la factura tal como fueron registrados por el emisor, permitiendo comprobar que no han sido alterados tras la emisión. Para el receptor de la factura —por ejemplo, una constructora que subcontrata a un instalador eléctrico—, el QR es una garantía de que el documento que tiene en mano corresponde a una operación real registrada ante la administración tributaria. Esto refuerza la confianza entre las partes y facilita las auditorías internas de las grandes empresas.

Modalidades: remisión a la AEAT o conservación interna

El reglamento de Veri*Factu contempla dos modalidades de cumplimiento. En la primera, denominada remisión, el emisor envía cada registro de factura a la AEAT en tiempo real o en el mismo día de su emisión, lo que libera al software de la obligación de garantizar la integridad de la cadena de forma autónoma. En la segunda modalidad, denominada no remisión con conservación interna, el emisor no envía los registros a la AEAT de forma proactiva pero garantiza la integridad de la cadena mediante el sistema de hash y conserva los registros de forma segura en su software. En este caso, la AEAT puede requerir los registros en cualquier momento. La mayoría de los proveedores de software de facturación orientados a pymes y autónomos están implementando la modalidad de remisión, que es la más sencilla de gestionar operativamente.

Plazos y consecuencias del incumplimiento

El incumplimiento de los requisitos de Veri*Factu puede acarrear sanciones económicas significativas. El régimen sancionador prevé multas de hasta 10.000 euros por infracción grave, que puede incluir la emisión de facturas con software no homologado, la alteración de registros ya generados o la negativa a proporcionar los registros a la administración tributaria cuando esta los solicite. Las infracciones leves, como errores en la configuración del sistema o retrasos en la remisión de registros, pueden sancionarse con multas proporcionales al volumen de operaciones afectadas. Para un autónomo de la construcción que factura entre 50.000 y 200.000 euros al año, el coste de no cumplir puede ser muy superior al coste de adoptar un software adecuado.

Qué debe cambiar en el software de facturación

Para cumplir con Veri*Factu, el software de facturación de un contratista debe superar una certificación o declaración responsable ante la AEAT que acredite que implementa correctamente el sistema de hash, el formato de registros exigido y la generación del código QR. Esto descarta el uso de hojas de cálculo, plantillas de Word, programas de facturación obsoletos o aplicaciones de facturación que no hayan actualizado su código para incluir estas funcionalidades. El mercado ya cuenta con varias soluciones certificadas o en proceso de certificación, y los contratistas deben verificar el estado de homologación de su software actual antes de que llegue la fecha de entrada en vigor que les sea aplicable.

QuotCraft y el cumplimiento con Veri*Factu

QuotCraft incorpora el módulo de Veri*Factu en su plan de pago, lo que permite al contratista emitir facturas que generan automáticamente el registro encadenado con hash, incluyen el código QR de verificación y pueden remitirse a la AEAT en la modalidad de remisión activa. La integración es transparente para el usuario: el contratista introduce los datos del trabajo, confirma la factura y el sistema se encarga de todo el proceso técnico de registro y verificación. No es necesario contratar a un informático ni gestionar certificados digitales adicionales, ya que QuotCraft gestiona la conectividad con la AEAT a través de sus propios certificados de empresa.