ZUGFeRD: Die Hybridrechnung für Handwerker – PDF und XML in einer Datei

Während XRechnung eine reine XML-Datei ohne jede visuelle Aufbereitung ist, bietet ZUGFeRD einen pragmatischeren Ansatz: Das Format kombiniert eine vollständig lesbare PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei in einem einzigen Dokument. Der Handwerker schickt wie gewohnt eine Rechnung als PDF, und die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest automatisch die enthaltene XML-Datei aus. Das macht ZUGFeRD besonders für den Übergang zur E-Rechnungspflicht attraktiv, weil es keinen Bruch im gewohnten Prozess erfordert.

Was bedeutet ZUGFeRD und wie ist das Format aufgebaut?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Format basiert technisch auf dem PDF/A-3-Standard, der es erlaubt, beliebige Dateianhänge innerhalb einer PDF-Datei zu speichern. Im Fall von ZUGFeRD ist dieser Anhang eine strukturierte XML-Datei im Format UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3 ist vollständig mit der europäischen Norm EN 16931 kompatibel, was bedeutet, dass eine ZUGFeRD-Rechnung automatisch auch eine EN-16931-konforme E-Rechnung ist. Diese Norm ist die Grundlage aller europäischen E-Rechnungsstandards, darunter auch Factur-X, das in Frankreich verwendete Äquivalent zu ZUGFeRD.

Welche Profile gibt es bei ZUGFeRD?

ZUGFeRD kennt mehrere Konformitätsstufen, sogenannte Profile. Das Profil MINIMUM enthält nur die absolut notwendigen Pflichtfelder für die Steuerkonformität und wird für einfache Rechnungen verwendet. Das Profil BASIC fügt weitere Pflichtfelder hinzu und eignet sich für die meisten Handwerksbetriebe. Das Profil EN 16931 entspricht dem vollen Kerndatensatz der europäischen Norm und wird benötigt, wenn die Rechnung als rechtsgültige E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes gelten soll. Das Profil EXTENDED bietet darüber hinaus gehende Felder für komplexe Lieferketten und Großunternehmen. Für einen Sanitärbetrieb, der gewerbliche Hausverwaltungen oder Wohnungsbaugesellschaften berechnet, ist das EN-16931-Profil in der Regel ausreichend und korrekt.

Wie unterscheidet sich ZUGFeRD von XRechnung?

Der wichtigste Unterschied ist die visuelle Lesbarkeit. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ohne Softwarehilfe kaum zu entziffern ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung hingegen sieht für den Empfänger wie jede andere PDF-Rechnung aus: Logo, Briefkopf, Tabellenformat, Zahlungsinformationen. Gleichzeitig enthält sie die maschinenlesbare XML-Datei, die von jedem modernen ERP-System automatisch verarbeitet werden kann. Ein weiterer Unterschied liegt im Einsatzbereich: XRechnung ist der vorgeschriebene Standard für Rechnungen an Bundesbehörden, während ZUGFeRD im B2B-Bereich als vollwertiges Äquivalent akzeptiert ist. Ab 2027 werden beide Formate zur Erfüllung der deutschen E-Rechnungspflicht anerkannt, sofern sie EN-16931-konform sind.

Ist ZUGFeRD GoBD-konform archivierbar?

Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Belegen und Unterlagen in elektronischer Form, stellen spezifische Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Rechnungen. ZUGFeRD-Dateien müssen im Original archiviert werden, also als vollständige PDF/A-3-Datei mit der eingebetteten XML-Struktur. Es ist nicht zulässig, nur die PDF-Ansicht zu speichern und die XML-Komponente zu verwerfen, weil dann die Maschinenlesbarkeit verloren geht. Gleichzeitig darf die Datei nachträglich nicht verändert werden. Das digitale Archivsystem muss eine unveränderliche Speicherung gewährleisten und den Zugriff über die gesamte zehnjährige Aufbewahrungspflicht sicherstellen. Systeme wie QuotCraft, die ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen, archivieren die Originaldateien automatisch revisionssicher.

Wann ist ZUGFeRD gegenüber XRechnung vorzuziehen?

Für Handwerksbetriebe, die sowohl private als auch gewerbliche Kunden haben, bietet ZUGFeRD einen praktischen Vorteil: Die Rechnung funktioniert für beide Empfängergruppen. Ein privater Kunde öffnet die PDF-Datei und sieht eine sauber formatierte Rechnung. Ein gewerblicher Kunde mit moderner Buchhaltungssoftware lässt die XML-Komponente automatisch einlesen. Das bedeutet, dass ein Betrieb keinen separaten Prozess für private und gewerbliche Rechnungen benötigt. XRechnung hingegen eignet sich primär für den reinen B2B-Bereich und den Behördenverkehr, weil die XML-Datei für Privatpersonen nicht komfortabel lesbar ist.

Wie erzeugt QuotCraft ZUGFeRD-Rechnungen?

QuotCraft generiert ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 auf Basis der im Auftrag erfassten Daten. Die PDF-Ausgabe entspricht dem Corporate Design des Betriebs mit Logo, Farben und Briefkopf. Die eingebettete XML-Datei wird automatisch aus denselben Daten erzeugt und entspricht ZUGFeRD 2.x sowie der Norm EN 16931. Für Kunden, die XRechnung benötigen, etwa Behörden oder Unternehmen mit eigenem Peppol-Empfangskanal, kann QuotCraft alternativ eine reine XML-Datei im UBL-Format ausliefern. Die Archivierung beider Formate erfolgt revisionssicher im System, sodass die GoBD-Anforderungen automatisch erfüllt sind.