Zeiterfassung im Handwerk: Mindestlohngesetz, BAG-Urteil und digitale Stundennachweise

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seinem Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Damit folgt das Gericht dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019, das Mitgliedstaaten auffordert, objektive, verlässliche und zugängliche Systeme zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Für Handwerksbetriebe, in denen Mitarbeiter auf verschiedenen Baustellen tätig sind und Arbeitszeiten oft nur durch Eigenangabe bekannt sind, stellt dies eine erhebliche praktische Herausforderung dar.

Was schreibt das Mindestlohngesetz zur Aufzeichnung vor?

Das Mindestlohngesetz (MiLoG) enthält eigene Aufzeichnungspflichten, die über die allgemeine Arbeitszeiterfassung hinausgehen. Nach § 17 MiLoG sind Arbeitgeber in bestimmten Branchen, darunter das Baugewerbe, das Dachdeckerhandwerk und das Maler- und Lackiererhandwerk, verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht gilt für alle Arbeitnehmer, nicht nur für geringfügig Beschäftigte. Die Aufzeichnungen müssen spätestens sieben Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag fertiggestellt sein. Kontrollen werden vom Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) durchgeführt, der bei Baustellen unangemeldete Prüfungen durchführen kann.

Wie werden Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht geahndet?

Wer die Aufzeichnungspflicht verletzt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die nach § 21 MiLoG mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden kann. Wird zudem festgestellt, dass der tatsächliche Mindestlohn nicht gezahlt wurde, kommen weitere Bußgelder hinzu, und es droht der Ausschluss von öffentlichen Vergabeverfahren für bis zu drei Jahre. Bei wiederholten Verstößen kann die Aufnahme in das Gewerbezentralregister erfolgen, was die Geschäftstätigkeit dauerhaft erschwert. In der Praxis sind unangemeldete Prüfungen des Zolls auf Baustellen keine Seltenheit, insbesondere in städtischen Ballungsräumen.

Wie unterscheidet sich die Aufzeichnungspflicht von der allgemeinen Arbeitszeiterfassung?

Die Aufzeichnungspflicht nach MiLoG ist branchenspezifisch und betrifft alle dort aufgeführten Gewerke unabhängig von der Betriebsgröße. Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber, die Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitsrechts beschäftigen. Beide Pflichten bestehen parallel und ergänzen sich. Der Unterschied liegt in der Detailtiefe: Das MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer, die allgemeine Arbeitszeiterfassung soll ein objektives und zuverlässiges System sein. Der Gesetzgeber hat bis Anfang 2026 noch kein abschließendes Gesetz zur allgemeinen Arbeitszeiterfassung verabschiedet, was zu Rechtsunsicherheit geführt hat; die BAG-Entscheidung ist jedoch klar.

Wie erfasst man Arbeitszeiten auf Baustellen praktikabel?

Stempeluhren in der Werkstatt helfen nicht, wenn Mitarbeiter direkt zur Baustelle fahren. Die praktikableste Lösung für Handwerksbetriebe ist die mobile Zeiterfassung per Smartphone-App. Der Mitarbeiter startet die Zeiterfassung beim Betreten der Baustelle, pausiert bei Pausen und stoppt bei Feierabend. Wenn die App mit dem Auftragsverwaltungssystem des Betriebs verbunden ist, werden die Stunden direkt dem betreffenden Auftrag zugeordnet. Das ergibt gleichzeitig einen Nachweis gegenüber dem Zoll und eine Grundlage für die Nachkalkulation, weil der Handwerker sieht, wie viele Stunden tatsächlich für einen Auftrag aufgewendet wurden.

Was ist Arbeitszeitbetrug und wie schützen sich Betriebe?

Arbeitszeitbetrug beschreibt die Situation, in der Mitarbeiter falsche Arbeitszeiten angeben, sei es durch zu frühen Start der Zeiterfassung oder zu spätes Stoppen. Das kann zu erheblichem finanziellem Schaden führen, wenn Stunden zu Unrecht als geleistet abgerechnet werden. Digitale Zeiterfassungssysteme mit GPS-Standortüberprüfung können sicherstellen, dass die Zeiterfassung nur an der tatsächlichen Baustelle möglich ist. Das ist besonders relevant bei Betrieben mit vielen Außendienstmitarbeitern und großem geografischem Einsatzgebiet. Gleichzeitig muss der Betrieb bei der Einführung von GPS-Tracking die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats (falls vorhanden) und die Anforderungen der DSGVO beachten.

Wie lässt sich die Zeiterfassung für die Rechnungsstellung nutzen?

Gute Zeiterfassungssoftware ist nicht nur ein Compliance-Instrument, sondern auch ein Kalkulationswerkzeug. Wenn jede erfasste Stunde einem Auftrag und einer Leistungsart zugeordnet ist, lässt sich nach Abschluss des Auftrags exakt auswerten, wie viele Stunden welcher Mitarbeiter für welche Tätigkeit aufgewendet hat. Diese Daten ermöglichen eine präzise Nachkalkulation: War die ursprüngliche Schätzung zu optimistisch? Welche Arbeitsschritte dauern regelmäßig länger als geplant? Diese Erkenntnisse verbessern die Angebotskalkulation künftiger Aufträge. Zudem kann die Zeiterfassung direkt als Grundlage für die Abrechnung von Stundenlohnaufträgen genutzt werden: Der Stundenbericht wird aus der Erfassung exportiert und der Rechnung beigefügt.

Wie QuotCraft die Zeiterfassung für Handwerksbetriebe abbildet

QuotCraft bietet eine integrierte mobile Zeiterfassung, die Mitarbeiter per Smartphone nutzen können. Jeder Zeiteintrag wird einem Auftrag zugeordnet; optionale GPS-Verifikation stellt sicher, dass die Erfassung am richtigen Ort stattfindet. Die erfassten Stunden werden in Echtzeit im Betriebsdashboard des Inhabers sichtbar. Für die Lohnabrechnung exportiert QuotCraft die Stundennachweise im gewünschten Format. Bei Stundenlohnaufträgen werden die erfassten Stunden direkt in die Rechnung übernommen, mit Nachweis als Anhang. Die Aufzeichnungen werden zwei Jahre lang revisionssicher aufbewahrt, was den MiLoG-Anforderungen entspricht und bei Zollprüfungen als sofort verfügbarer Nachweis dienen kann.