Pflichtangaben auf der Handwerkerrechnung: Was § 14 UStG vorschreibt

Eine Rechnung, die formal nicht korrekt ist, ist umsatzsteuerrechtlich eine Nicht-Rechnung. Das klingt drastisch, aber genau das ist die Konsequenz, wenn Pflichtangaben fehlen: Der Auftraggeber kann die enthaltene Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer abziehen, und der Handwerker riskiert bei einer Betriebsprüfung Nachforderungen. § 14 UStG definiert klar, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Für Handwerker, die täglich Rechnungen ausstellen, lohnt es sich, diese Liste einmal gründlich durchzugehen und die eigenen Vorlagen zu prüfen.

Pflichtangabe 1: Vollständiger Name und Anschrift

Die Rechnung muss den vollständigen Namen des leistenden Unternehmers und seine vollständige Anschrift enthalten. Das klingt trivial, führt aber in der Praxis regelmäßig zu Fehlern. Ein Einzelunternehmer darf nicht nur seinen Handelsnamen verwenden; der bürgerliche Name muss erkennbar sein, sofern er nicht identisch mit dem Handelsnamen ist. Gleiches gilt für den Empfänger: Es muss die vollständige Firmenbezeichnung oder der vollständige Name der natürlichen Person samt Straße, Hausnummer, PLZ und Ort angegeben werden. Postfachanschriften sind für den Aussteller zulässig, sofern die postalische Zustellbarkeit gewährleistet ist. Für den Leistungsempfänger muss die tatsächliche Unternehmensanschrift angegeben werden.

Pflichtangabe 2: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Jede Rechnung muss entweder die Steuernummer des Ausstellers, die vom zuständigen Finanzamt vergeben wurde, oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) enthalten. Die USt-IdNr. beginnt in Deutschland immer mit den Buchstaben DE, gefolgt von neun Ziffern. Handwerker, die ausschließlich im Inland tätig sind, können alternativ ihre beim Finanzamt hinterlegte Steuernummer verwenden. Wer grenzüberschreitende B2B-Leistungen erbringt, sollte grundsätzlich die USt-IdNr. angeben. Wichtig: Die Steuernummer eines Mitunternehmers oder Gesellschafters darf nicht angegeben werden; es muss immer die Steuernummer des Unternehmens selbst sein.

Pflichtangabe 3: Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Es ist nicht zwingend identisch mit dem Leistungsdatum, obwohl beide auf derselben Rechnung erscheinen müssen. Das Ausstellungsdatum ist relevant für die Ermittlung des Fälligkeitstermins bei vereinbarten Zahlungszielen sowie für die buchhalterische Zuordnung der Umsatzsteuer im richtigen Voranmeldungszeitraum. Fehlt das Ausstellungsdatum, ist die Rechnung formal unvollständig. Einige Betriebe stellen Rechnungen erst Wochen nach Leistungserbringung aus; das ist zulässig, solange das Leistungsdatum separat ausgewiesen wird.

Pflichtangabe 4: Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Das Finanzamt verlangt dies, um die Vollständigkeit der Buchführung prüfen zu können. Lücken in der Nummernfolge müssen erklärt werden und können bei einer Prüfung Verdacht auf Schwarzarbeit oder verdeckte Einnahmen wecken. Das Nummernsystem muss nicht rein numerisch sein; alphanumerische Strukturen wie RE-2026-0042 oder 2026/SB/0017 sind zulässig. Wichtig ist, dass jede vergebene Nummer eindeutig ist und niemals doppelt vorkommt.

Pflichtangabe 5: Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung

Die Leistungsbeschreibung muss so präzise sein, dass das Finanzamt ohne weitere Erläuterungen verstehen kann, was geleistet wurde. Pauschalformulierungen wie "Handwerkerleistungen gemäß Auftrag" oder "Arbeiten lt. Angebot" reichen in der Regel nicht aus. Eine ordnungsgemäße Beschreibung nennt die konkrete Tätigkeit (zum Beispiel Austausch der Heizungsanlage, Neuverlegung der Elektroinstallation im Erdgeschoss), die betroffenen Räume oder Gebäudeteile sowie ggf. die verwendeten Materialien und Materialmengen. Bei Pauschalpreisen empfiehlt es sich, die Beschreibung dennoch zu differenzieren, damit sie im Streitfall gerichtsfest ist.

Pflichtangaben 6 bis 8: Leistungsdatum, Nettobetrag und Steuersatz

Das Datum der Leistungserbringung oder der Zeitraum der Leistungserbringung muss auf der Rechnung erscheinen. Bei einem einzigen Arbeitstag reicht das konkrete Datum. Bei einem längeren Auftrag ist der Zeitraum von Beginn bis Abschluss anzugeben. Der Nettobetrag je Position muss ausgewiesen werden, ebenso der anzuwendende Umsatzsteuersatz. Im Handwerk sind in der Regel 19 Prozent anzusetzen, außer bei bestimmten energetischen Sanierungsmaßnahmen, bei denen unter Umständen 7 Prozent gelten. Ist der Leistungsempfänger selbst Unternehmer und liegt ein Reverse-Charge-Fall nach § 13b UStG vor, darf keine Steuer ausgewiesen werden; stattdessen ist ein entsprechender Hinweis aufzunehmen.

Pflichtangaben 9 und 10: Steuerbetrag und Bruttobetrag

Der ausgewiesene Steuerbetrag in Euro muss korrekt berechnet sein. Ein Rundungsfehler von einem Cent macht die Rechnung zwar nicht ungültig, sollte aber dennoch vermieden werden. Schließlich muss der Gesamtbetrag (Brutto) eindeutig ausgewiesen sein. Dieser ergibt sich aus Netto plus Steuerbetrag. Enthält eine Rechnung mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, müssen alle Sätze separat aufgeführt und die jeweiligen Steuerbeträge einzeln ausgewiesen werden.

Wie QuotCraft alle Pflichtangaben automatisch prüft

QuotCraft erzeugt jede Rechnung aus den im System hinterlegten Stammdaten und Auftragsdaten und prüft beim Erstellen automatisch, ob alle nach § 14 UStG erforderlichen Angaben vollständig sind. Das System warnt, wenn die Steuernummer fehlt, wenn kein Leistungsdatum eingetragen ist, oder wenn die Leistungsbeschreibung zu kurz ist. Die fortlaufende Rechnungsnummervergabe erfolgt automatisch und lückenlos. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG lässt sich die Steuerfreiheitskennzeichnung aktivieren, die den entsprechenden Pflichthinweis auf jede Rechnung druckt. Das nimmt dem Handwerker eine der häufigsten Quellen formaler Fehler vollständig ab.