GoBD-konforme Rechnungsarchivierung: Was Handwerker bei der digitalen Aufbewahrung beachten müssen

Die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Belegen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – sind das Regelwerk des deutschen Bundesfinanzministeriums für die digitale Buchführung. Für Handwerksbetriebe sind die GoBD vor allem in einem Bereich relevant: der Archivierung von Rechnungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Wer die GoBD-Vorgaben nicht einhält, riskiert im Rahmen einer Betriebsprüfung die Verwerfung seiner Buchführung – mit der Folge, dass das Finanzamt Einnahmen schätzt, oft zum Nachteil des Steuerpflichtigen.

Was schreiben die GoBD zur Aufbewahrungsfrist vor?

Die GoBD setzen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht aus § 147 AO und § 257 HGB um. Für Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Buchführungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2020 muss also bis mindestens Ende 2030 aufbewahrt werden. Für Geschäftsbriefe, Angebote und sonstige Unterlagen, aus denen sich Rechtsbeziehungen ergeben, gilt eine Frist von sechs Jahren. Beide Fristen sind Mindestfristen; bei anhängigen Rechtsstreitigkeiten oder laufenden Betriebsprüfungen verlängern sie sich entsprechend.

Was bedeutet Unveränderlichkeit bei digitalen Dokumenten?

Das Kernanfordernis der GoBD für digitale Belege ist die Unveränderlichkeit. Ein einmal archiviertes Dokument darf nicht nachträglich verändert werden, ohne dass diese Änderung protokolliert wird. Eine einfache Ablage von PDF-Dateien in einem Windows-Ordner erfüllt diese Anforderung nicht, weil die Dateien dort ohne Protokollierung überschrieben, umbenannt oder gelöscht werden können. GoBD-konforme Archivierungssysteme sichern jedes Dokument mit einem Zeitstempel und einer Prüfsumme (Hash), die jede nachträgliche Manipulation erkennen lässt. Zudem muss das Archivsystem eine Versionierung führen, sodass auch frühere Versionen eines Dokuments noch abrufbar sind.

Darf man Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Das sogenannte ersetzende Scannen ist unter strengen Bedingungen zulässig. Die GoBD erlauben es, eingescannte Papierbelege zu vernichten, wenn das Scanverfahren dokumentiert ist und die digitale Kopie alle relevanten Inhalte vollständig und lesbar erfasst. Wichtig ist dabei: Das Scanverfahren selbst muss schriftlich festgehalten werden, typischerweise in einer internen Verfahrensdokumentation. Diese Verfahrensdokumentation beschreibt, wer scannt, mit welchem Gerät und welcher Software, wie die Qualität kontrolliert wird und wo die Dateien abgelegt werden. Ohne Verfahrensdokumentation kann das Finanzamt das ersetzende Scannen nicht anerkennen. Für besonders wichtige Originalurkunden, zum Beispiel notarielle Verträge oder Originalbürgschaften, ist das ersetzende Scannen nicht möglich.

Welche Besonderheiten gelten für empfangene E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden – egal ob als PDF oder als ZUGFeRD-Datei – müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Es reicht nicht aus, die E-Mail auszudrucken und in einem Ordner abzuheften; das Papierdokument wäre dann nur eine Kopie, nicht das Original. Die E-Mail-Rechnung muss daher entweder in einem GoBD-konformen Archivsystem gespeichert oder in einem geschützten, unveränderlichen Dateiablagesystem aufbewahrt werden. Das gilt auch für ZUGFeRD-Rechnungen: Die vollständige PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Komponente muss als Einheit archiviert werden; ein Export nur der visuellen PDF-Ansicht ist nicht ausreichend.

Was ist die Verfahrensdokumentation und braucht ein Handwerksbetrieb sie?

Die GoBD verlangen von jedem buchführungspflichtigen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation, die das eingesetzte Buchführungssystem beschreibt. Für einen kleinen Handwerksbetrieb mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sind die Anforderungen weniger streng als für buchführungspflichtige Kaufleute. Dennoch sollte auch ein Klempnereibetrieb schriftlich festhalten, wie Rechnungen ausgestellt werden, wie eingehende Rechnungen verarbeitet und gespeichert werden, welche Software eingesetzt wird, wer Zugang zum System hat und wie die Datensicherung organisiert ist. Diese Beschreibung muss nicht professionell verfasst sein; ein einseitiges Dokument, das die wesentlichen Schritte beschreibt, genügt für viele kleine Betriebe.

Wie lange müssen Angebote und Auftragsbestätigungen aufbewahrt werden?

Angebote und Auftragsbestätigungen sind Geschäftsbriefe und unterliegen der sechsjährigen Aufbewahrungspflicht. Allerdings können Angebote, die zur Grundlage einer Rechnung wurden, auch als Buchungsbeleg eingestuft werden und damit der zehnjährigen Frist unterliegen. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, alle auftragsbezogenen Dokumente zehn Jahre lang aufzubewahren. Das ist insbesondere aus gewährleistungsrechtlichen Gründen sinnvoll, weil bei Bauwerken die Gewährleistungsfrist fünf Jahre beträgt und danach noch weitere Zeit für eventuell laufende Streitigkeiten einzurechnen ist.

Wie erfüllt QuotCraft die GoBD-Anforderungen?

QuotCraft archiviert alle erstellten Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen revisionssicher mit Zeitstempel. Jede Änderung an einem Dokument wird protokolliert; die ursprüngliche Version bleibt abrufbar. Empfangene ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien werden in ihrer Originalstruktur gespeichert. Eine integrierte Verfahrensdokumentation ist auf Anfrage verfügbar und kann dem Finanzamt im Prüfungsfall vorgelegt werden. Die Datenhaltung erfolgt in deutschen Rechenzentren, was für viele Handwerksbetriebe sowohl datenschutzrechtlich als auch buchführungsrechtlich vorzugswürdig ist. Da die GoBD ausdrücklich verlangen, dass Buchführungssysteme jederzeit lesbar bleiben müssen, bietet QuotCraft auch nach einem etwaigen Systemwechsel einen Datenexport im maschinenlesbaren Format an.