CODA-bankimport voor Belgische vakmensen — automatische bankverzoening in QuotCraft

Elke maand opnieuw controleren welke klanten hun factuur hebben betaald en die betalingen handmatig verwerken: het is één van de meest tijdrovende administratieve taken voor een vakman. Het Belgische CODA-formaat biedt een oplossing. Alle grote Belgische banken stellen CODA-bestanden ter beschikking, en QuotCraft leest die automatisch in om openstaande facturen af te vinken.

Wat is het CODA-formaat?

CODA staat voor Coded Statement of Account en is een Belgisch formaat voor elektronische bankafschriften dat door de bankenvereniging Febelfin is ontwikkeld. In tegenstelling tot een PDF-rekeningafschrift bevat een CODA-bestand gestructureerde, machineleesbare transactiegegevens: bedrag, datum, tegenrekening en mededeling. Alle grote Belgische banken — BNP Paribas Fortis, KBC, ING België, Belfius en Crelan — stellen CODA-bestanden ter beschikking via hun online banking. Uw Belgische boekhouder verwacht deze bestanden doorgaans ook voor de verwerking van uw rekeningen.

Hoe het CODA-import proces werkt in QuotCraft

Het proces is eenvoudig. U downloadt het CODA-bestand van uw onlinebanking — bij KBC bijvoorbeeld via "Rekeningafschriften exporteren". Vervolgens laadt u dit bestand op in QuotCraft. De software leest alle transacties uit en probeert elke inkomende betaling automatisch te koppelen aan een openstaande factuur op basis van het bedrag, de mededeling of het factuurnummer. Bij een duidelijke match wordt de factuur automatisch als betaald gemarkeerd. Bij twijfel toont QuotCraft een voorstel dat u met één klik bevestigt.

Voordelen voor elektriciens, loodgieters en andere vakmensen

Een elektricien die maandelijks 40 à 60 facturen uitschrijft, spendeert zonder automatische bankverzoening al gauw twee tot drie uur per maand aan het handmatig controleren van betalingen. Met de CODA-import in QuotCraft is dat teruggebracht tot een kwartiertje. U ziet meteen welke facturen nog openstaan en kunt gerichter herinneringen sturen. Dat verbetert uw cashflow zonder dat u extra werk hebt.

Gedeeltelijke betalingen en terugboekingen

Het CODA-formaat bevat ook informatie over gedeeltelijke betalingen en terugboekingen. Als een klant slechts een deel van een factuur heeft betaald, wordt de factuur als deels betaald gemarkeerd en blijft het openstaande bedrag zichtbaar. Terugboekingen worden apart geregistreerd zodat u meteen ziet wanneer een betaling is omgekeerd.

Veiligheid en privacy van bankgegevens

CODA-bestanden bevatten gevoelige financiële informatie. QuotCraft verwerkt deze gegevens uitsluitend op beveiligde Europese servers en deelt ze niet met derden. Als Belgisch bedrijf valt QuotCraft onder de AVG en het Belgische privacyrecht, gehandhaafd door de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Combinatie met Peppol en automatische facturering

De CODA-import werkt naadloos samen met de andere functies van QuotCraft. Facturen die via Peppol zijn verstuurd, worden na binnenkomst van de betaling automatisch afgesloten. Terugkerende facturen voor onderhoudscontracten worden op dezelfde manier verwerkt. Zo vormt QuotCraft één gesloten systeem van aanbieding tot betaalde factuur.

QuotCraft CODA-import in de praktijk

De CODA-importfunctie is beschikbaar in alle QuotCraft-abonnementen. U hebt geen technische kennis nodig van het CODA-formaat zelf — de software doet het werk. Als u hulp nodig hebt bij het instellen, staat de Nederlandstalige support van QuotCraft voor u klaar.