QuotCraft vs Lexoffice: Buchhaltungssoftware vs. Handwerkertool für die Baustelle

Was ist Lexoffice?

Lexoffice ist Deutschlands beliebteste Cloud-Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und kleine Unternehmen, entwickelt von der Haufe Group. Das Programm hat sich in der deutschen KMU-Landschaft als führende Lösung etabliert und wird von Hunderttausenden Selbstständigen, Freiberuflern und kleinen Betrieben genutzt. Lexoffice bietet umfassende Buchhaltungsfunktionen: Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Bilanzierung, DATEV-Export für den Steuerberater, USt-Voranmeldung und automatischen Bankimport aus Bankkonten verschiedenster deutscher Institute.

Mit der Einführung der Pflicht zur Verarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumenten seit Januar 2025 hat Lexoffice früh reagiert und entsprechende Compliance-Funktionen integriert. Das Programm unterstützt die Erstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen im deutschen Standard und bereitet Betriebe damit auf die schrittweise Ausrollpflicht vor, die bis 2027 und 2028 alle deutschen Unternehmen erfasst. Wer heute bereits in Lexoffice XRechnungen empfängt und verarbeitet, ist für die nächste Phase der deutschen E-Rechnungspflicht gut vorbereitet.

Lexoffice ist bewusst auf die Buchhaltungslogik ausgerichtet: Es ist das Werkzeug, das Steuerberater ihren Mandanten empfehlen, wenn diese ihre Buchhaltung digital führen möchten, ohne aufwendige ERP-Lösungen einzuführen. Die Nutzerbasis ist entsprechend breit: von der Yogalehrerin, die monatlich einige Rechnungen schreibt, bis zum IT-Freelancer, der seine Einnahmen und Ausgaben lückenlos dokumentieren muss.

Was ist QuotCraft?

QuotCraft ist eine Plattform für Handwerker und Auftragnehmer, die täglich auf Baustellen und bei Kunden vor Ort arbeiten: Elektriker, Klempner, Heizungsbauer, Schreiner, Maler und andere Fachbetriebe. Während Lexoffice von der Buchhaltungslogik ausgeht, geht QuotCraft von der Baustelle aus: ein Angebot mit aktuellen Preisen aus den Katalogen von Rexel Deutschland oder Sonepar Deutschland erstellen, den Kunden direkt mit einer digitalen Unterschrift unterzeichnen lassen, und anschließend per XRechnung oder ZUGFeRD fakturieren.

Der Grundgedanke von QuotCraft ist, dass ein Handwerker keine Buchhaltungskenntnisse braucht, um professionelle und rechtskonforme Angebote und Rechnungen zu erstellen. Von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung läuft alles in einer Plattform, die speziell auf die Anforderungen des deutschen Baugewerbes zugeschnitten ist.

Der fundamentale Unterschied

Lexoffice und QuotCraft richten sich an grundlegend verschiedene Zielgruppen und lösen verschiedene Probleme. Lexoffice ist ein Buchhaltungswerkzeug: Es hilft dabei, Einnahmen und Ausgaben korrekt zu erfassen, den Steuerberater mit DATEV-Daten zu versorgen und die Umsatzsteuer korrekt abzuführen. Das Ausgangsproblem von Lexoffice ist die korrekte steuerliche Verbuchung abgeschlossener Geschäftsvorfälle.

QuotCraft beginnt früher: beim Angebot auf der Baustelle, beim Kunden der eine Entscheidung treffen muss, beim Handwerker der Materialpreise seiner Lieferanten in sein Angebot einrechnen möchte. Ein Elektriker, der einem Kunden ein Angebot für eine Elektroinstallation erstellt, braucht keine Buchhaltungssoftware — er braucht ein Werkzeug, das aktuelle Preise aus dem Rexel-Katalog abruft, das Angebot professionell formatiert und den Kunden per Smartphone unterschreiben lässt. Das ist der Bereich, in dem QuotCraft einzigartig ist.

Wo QuotCraft für Handwerker am stärksten ist

QuotCraft bietet Funktionen, die Lexoffice nicht hat und die speziell auf die Arbeitsweise von Handwerkern zugeschnitten sind. Die direkte Integration mit den Großhändlerkatalogen von Rexel Deutschland und Sonepar Deutschland (inklusive der Marken Hagemeyer und OSMO) ermöglicht es, Angebote direkt mit aktuellen Katalogpreisen des eigenen Lieferantenaccounts zu befüllen — ohne manuelles Abtippen oder Preislisten-Download.

Der KI-Angebotsschreiber hilft Handwerkern, strukturierte und professionelle Angebotsbeschreibungen zu erstellen, auch ohne ausgiebige Schreiberfahrung. Digitale Unterschriften sind auf Basis der eIDAS-Verordnung in der gesamten EU rechtsverbindlich und machen den Unterschriftenprozess deutlich effizienter: Der Kunde empfängt einen Link, öffnet das Angebot auf seinem Smartphone und unterschreibt. XRechnung- und Peppol-Fakturierung sind integriert und bereiten Handwerker auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 2027 vor. Meilensteinbasierte Abrechnung ermöglicht die phasenweise Fakturierung bei Bauprojekten.

Wo Lexoffice stark ist

Lexoffice ist eine hervorragende Buchhaltungslösung für alle, die ihre Finanzbuchhaltung einfach und digital führen möchten. Der DATEV-Export macht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater reibungslos. Die automatische Bankverbindung, die USt-Voranmeldung und die EÜR-Erstellung nehmen dem Kleinunternehmer viel Buchführungsaufwand ab.

Die Verbindung zwischen Lexoffice und der DATEV-Welt des Steuerberaters ist in Deutschland sehr wertvoll: Viele Steuerberater kennen die Lexoffice-Exporte und können diese problemlos in ihre Buchhaltungsumgebung einlesen. Für Freiberufler, Berater und Dienstleister ohne Materialkosten ist Lexoffice eine leistungsfähige und gut abgestimmte Lösung.

Für wen ist Lexoffice am besten geeignet?

Lexoffice ist ideal für Freiberufler, Berater, IT-Dienstleister und kleine Unternehmen, die hauptsächlich Dienstleistungen erbringen und ihre Buchhaltung selbst oder gemeinsam mit einem Steuerberater verwalten. Das Programm passt besonders gut zu Nutzern, für die der DATEV-Export und die nahtlose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wichtig sind.

Lexoffice ist weniger gut geeignet für Handwerker und Auftragnehmer, deren Angebote stark materialgetrieben sind, deren Projekte mehrere Wochen oder Monate dauern und deren Abrechnung an Bauphasen geknüpft ist. Für diese Anforderungen fehlen in Lexoffice die spezifischen Werkzeuge.

Für wen ist QuotCraft am besten geeignet?

QuotCraft ist die Lösung für Handwerksbetriebe: Elektriker, Installateure, Klempner, Schreiner, Maler und Dachdecker. Das Programm begleitet den Handwerker vom ersten Kundengespräch bis zur bezahlten Schlussrechnung — mit Großhändlerpreisen, digitaler Unterschrift, elektronischer Rechnung und Projektphasenmanagement.

Die kostenlose Version von QuotCraft bietet bereits Angebotserstellung, Rechnungsstellung, digitale Unterschriften und Kundenverwaltung. Das bezahlte Paket ergänzt Peppol-/XRechnung-Compliance, KI-Funktionen, Großhändlerintegration und erweiterte Projektplanung. QuotCraft funktioniert problemlos neben der Buchhaltungssoftware des Steuerberaters — es übernimmt den kaufmännischen Teil, der Steuerberater die Buchhaltung.

Von Lexoffice zu QuotCraft wechseln

Der Wechsel von Lexoffice zu QuotCraft ist unkompliziert und gut begleitet. Kundendaten und Produktkataloge können importiert werden. QuotCraft ergänzt Lexoffice, anstatt es zu ersetzen: QuotCraft für Angebote und Projektrechnungen, Lexoffice für die Buchhaltung. Beide Systeme können über standardisierte Exportformate verknüpft werden, sodass fertige Rechnungsdaten ohne manuelle Doppelerfassung in die Lexoffice-Buchhaltung überführt werden können.

Das QuotCraft-Team begleitet Sie bei der Ersteinrichtung, der Konfiguration der Großhändlerintegration mit Rexel Deutschland oder Sonepar Deutschland und der Einrichtung der XRechnung-Compliance. Viele Betriebe führen beide Systeme parallel: QuotCraft für den kaufmännischen Teil des Handwerksbetriebs, Lexoffice für die Steuerberatung. Diese Kombination ist in der Praxis gut erprobt und bietet das Beste aus beiden Welten — Einfachheit auf der Baustelle und Präzision in der Buchführung.