Akontorechnungen und Meilensteinabrechnung für Schweizer Bauprojekte

Grosse Bauprojekte erstrecken sich über Monate oder Jahre. Für Handwerker und Baununternehmer bedeutet das: erhebliche Vorleistungen, bevor die Schlussrechnung gestellt werden kann. Akontorechnungen und Meilensteinrechnungen sorgen dafür, dass der Cashflow gesichert bleibt und das finanzielle Risiko begrenzt wird. Das Schweizer Obligationenrecht und die SIA 118 schaffen dafür die klare rechtliche Grundlage.

Grundlagen der Akontorechnung nach OR und SIA 118

Eine Akontorechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen, bevor das Gesamtprojekt abgeschlossen ist. Nach Art. 372 OR kann der Unternehmer Vorauszahlungen für geleistete Arbeit verlangen, sofern dies vertraglich vereinbart ist. Die SIA 118 sieht Zahlungsanträge (Zahlungsbegehren) ausdrücklich vor und regelt deren Grundlagen und Fristen. Ein klar ausgehandelter Zahlungsplan gehört in jeden grösseren Werkvertrag — mündliche Vereinbarungen über Akontobeiträge sind streitanfällig.

Aufbau einer professionellen Akontorechnung

Eine vollständige Akontorechnung enthält: Projektnummer und -bezeichnung, Nummer des Zahlungsantrags (z.B. Akonto 2/4), den Abrechnungszeitraum, eine detaillierte Aufstellung der erbrachten Leistungen mit Mengen und Einheitspreisen, den Gesamtauftragswert, den Wert bisher abgerechneter Akontobeiträge, den aktuell beantragten Betrag, MWST-Ausweis (8.1% auf dem aktuellen Betrag) sowie die Zahlungskonditionen mit Frist. Beide Parteien sollten vorab einvernehmlich definiert haben, welche Leistungen welchem Zahlungsantrag zugeordnet werden.

Meilensteinbasierte Zahlungspläne

Als Alternative zur zeitlichen Abrechnung (z.B. monatliche Akontorechnungen) kann ein projektbezogener Meilensteinplan vereinbart werden. Ein typischer Zahlungsplan für einen mittleren Umbau könnte lauten: 30% bei Auftragserteilung und Baubeginn, 40% bei Fertigstellung der Rohinstallation, 20% bei Fertigstellung der Abschlussarbeiten und 10% nach Abnahme. Diese Struktur ist für beide Parteien einfach nachvollziehbar und schafft klare Zahlungsauslöser ohne subjektive Beurteilungsspielräume.

Sicherheitseinbehalt: Höhe und Rückgabe

In der Praxis behält der Auftraggeber häufig einen Sicherheitseinbehalt von 5–10% des Werklohns zurück, bis alle Abnahmemängel behoben sind oder die erste Gewährleistungsperiode abgelaufen ist. Diese Regelung schützt den Auftraggeber vor Abnahme — belastet aber den Cashflow des Unternehmers erheblich. Als Unternehmer können Sie anbieten, den Sicherheitseinbehalt durch eine Bankgarantie (Performancegarantie) zu ersetzen. Die Bank garantiert dem Auftraggeber die Leistung, und der Unternehmer erhält sofort seine volle Schlussrate.

MWST bei Akontorechnungen: Fakturaprinzip

Jede Akontorechnung ist umsatzsteuerrechtlich ein vollständiger Umsatzakt — die MWST von 8.1% muss auf dem fakturierten Betrag ausgewiesen werden. Bei der Sollversteuerung (Fakturaprinzip) ist die MWST in der Periode der Rechnungsausstellung abzurechnen, unabhängig davon, wann die Zahlung eingeht. Wer die Istversteuerung (Vereinnahmungsprinzip) vereinbart hat, rechnet die MWST erst ab, wenn die Zahlung tatsächlich eingegangen ist — das erleichtert die Liquidität.

Schlussrechnung und Gesamtabgleich

Die Schlussrechnung schliesst das Projekt buchhalterisch ab. Sie führt alle Akontorechnungen auf, weist den Gesamtauftragswert aus, gleicht die bereits geleisteten Zahlungen ab und zeigt den verbleibenden Restsaldo. Allfällige Nachträge (genehmigte Zusatzleistungen) werden in der Schlussrechnung oder in separaten Nachtragspositionen abgerechnet. Eine übersichtliche Schlussrechnung beschleunigt die Genehmigung durch den Auftraggeber und vermindert Rückfragen.

Akontorechnungen in QuotCraft

QuotCraft unterstützt mehrstufige Akontorechnungen für Grossprojekte vollständig. Aus einem bestehenden Auftrag können mehrere Akontorechnungen erstellt werden; das System gleicht automatisch den bisher fakturierten Betrag gegen den Gesamtauftragswert ab. Die Schlussrechnung wird mit den bereits bezahlten Akontobeiträgen erstellt — korrekt, vollständig und QR-Rechnung-konform, ohne manuelle Rechenarbeit.