Pflichtangaben auf Schweizer Rechnungen: Was jede Handwerkerrechnung enthalten muss

Eine Rechnung, die vor dem Schweizer Steuerrecht standhält, muss bestimmte Pflichtangaben enthalten — Fehler können dazu führen, dass der Vorsteuerabzug beim Kunden abgelehnt wird oder die ESTV die Rechnung nicht anerkennt. Für Handwerker und Gewerbetreibende lohnt es sich, diese Anforderungen einmal gründlich zu verstehen und in einem Standardtemplate dauerhaft umzusetzen. Eine einmal korrekt aufgesetzte Rechnungsvorlage schützt vor teuren Korrekturrunden.

Name und Adresse beider Parteien

Jede Schweizer Rechnung muss den vollständigen rechtlichen Namen und die Adresse sowohl des Rechnungsstellers als auch des Rechnungsempfängers enthalten. Für Einzelunternehmer ist das der vollständige Name, wie er im Handelsregister eingetragen ist oder wie Sie rechtlich tätig sind. Für Gesellschaften (GmbH, AG) gilt der im Handelsregister eingetragene Firmenname samt Rechtsform. Verwenden Sie bei der Empfängeradresse den offiziellen Firmennamen Ihres Kunden, nicht bloss einen Abteilungsnamen — das ist besonders wichtig bei grossen Unternehmen mit mehreren Abteilungen.

Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

Das Rechnungsdatum ist für die MWST-Abrechnung massgeblich — es definiert, in welche Abrechnungsperiode die Leistung fällt. Das Datum sollte immer dem tatsächlichen Rechnungsausstellungstag entsprechen oder zumindest dem Leistungsabschluss nahe sein. Die Rechnungsnummer muss im gesamten Betrieb einmalig und fortlaufend sein — keine zwei Rechnungen dürfen dieselbe Nummer tragen. Ein bewährtes Schema ist JJJJ-NNN (z.B. 2026-047), das eine einfache chronologische Zuordnung ermöglicht und von Buchführungssystemen problemlos verarbeitet wird.

Leistungsbeschreibung und Leistungsperiode

Die Leistungsbeschreibung muss so präzise sein, dass der Empfänger nachvollziehen kann, was geliefert oder ausgeführt wurde. Pauschale Formulierungen wie "Sanitärarbeiten, diverse" oder "Elektroarbeiten nach Vereinbarung" reichen steuerrechtlich nicht aus. Korrekt wäre etwa: "Erneuerung Kalt- und Warmwasserrohre im Badezimmer EG, 8 lfm Kupferrohr DN 22, inkl. Fittings und Löten, Liegenschaft Bergstrasse 12, 8001 Zürich, ausgeführt Januar 2026". Zusätzlich sollte der Leistungszeitraum (z.B. "Ausführungsperiode: 12.–14. Januar 2026") angegeben werden, da dies für die MWST-Periodenabgrenzung relevant ist.

MWST-Angaben: Steuersatz und Steuerbetrag

Auf jeder mehrwertsteuerpflichtigen Rechnung müssen folgende MWST-Angaben erscheinen: die UID-MWST-Nummer des Rechnungsstellers (Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST), der angewandte Steuersatz (z.B. 8.1%), der Nettobetrag (exkl. MWST), der MWST-Betrag in CHF sowie der Bruttobetrag (inkl. MWST). Enthält die Rechnung Positionen zu verschiedenen Steuersätzen — etwa Hotellerie-Leistungen zum Satz von 3.8% neben handwerklichen Leistungen zum Satz von 8.1% — muss jeder Satz mit dem zugehörigen Nettobetrag und MWST-Betrag separat ausgewiesen werden.

Bankverbindung und Swiss-QR-Code

Schweizer Rechnungen müssen die Bankverbindung des Zahlungsempfängers enthalten, damit der Kunde zahlen kann. Seit Oktober 2022 ist der Swiss-QR-Code auf Rechnungen mit Zahlungsaufforderung verbindlich vorgeschrieben. Der Zahlungsteil mit QR-Code muss auf der Rechnung oder auf einem separaten Beiblatt enthalten sein. Der QR-Code kodiert IBAN, Referenznummer, Betrag, Währung und Adressdaten des Empfängers in maschinenlesbarer Form, sodass der Kunde die Zahlung per Scan aus seiner Banking-App auslösen kann.

Zahlungskonditionen

Die Zahlungskonditionen (Zahlungsfrist, Skonto) sind zwar nicht gesetzlich als Pflichtangabe auf der Rechnung vorgeschrieben, bilden aber einen wesentlichen Teil des Vertragsverhältnisses. Üblich sind Formulierungen wie "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen netto" oder "Zahlbar bis [Datum]". Wer Skonto gewährt, schreibt dies als "2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen". Klare Zahlungskonditionen reduzieren Rückfragen und dienen als Grundlage, falls Sie ein Betreibungsbegehren einleiten müssen.

Rechnungsvorlagen in QuotCraft

QuotCraft stellt sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder auf jeder Rechnung vorhanden sind. Beim Erstellen einer Rechnung prüft das System automatisch auf fehlende Pflichtangaben. UID-MWST-Nummer, QR-Code, Steuersatz und -betrag werden automatisch eingefügt. Sie können sich darauf verlassen, dass jede aus QuotCraft versandte Rechnung den Schweizer MWST- und Zahlungsstandards entspricht — ohne manuelles Nachkontrollieren.