Podpis elektroniczny w Polsce — co może elektryk, hydraulik i dekarz

Podpis elektroniczny to temat, który wielu polskich wykonawców kojarzy z trudnymi procedurami i wysokimi kosztami. Tymczasem polskie prawo — Ustawa z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. 2016 poz. 1579), wdrażająca unijne rozporządzenie eIDAS — przewiduje kilka rodzajów podpisów elektronicznych dostosowanych do różnych potrzeb. Część z nich jest bezpłatna i dostępna dla każdego obywatela posiadającego profil zaufany lub dowód osobisty z warstwą elektroniczną. Wykonawcy mogą legalnie zawierać umowy, akceptować oferty i podpisywać protokoły odbioru elektronicznie — bez papierowych dokumentów.

Trzy rodzaje podpisów elektronicznych według eIDAS

Rozporządzenie eIDAS i implementująca je ustawa wyróżniają trzy poziomy podpisów elektronicznych. Zwykły podpis elektroniczny (ZPE) to najniższy poziom — może to być odręczne podpisanie dokumentu na tablecie, wpisanie imienia i nazwiska w formularzu online lub kliknięcie przycisku „Podpisuję". Ma ograniczoną moc dowodową, ale jest wystarczający dla większości codziennych umów. Zaawansowany podpis elektroniczny (ZaawPE) jest powiązany jednoznacznie z podpisującym i umożliwia jego identyfikację, a dane służące do składania podpisu są pod wyłączną kontrolą podpisującego. Kwalifikowany podpis elektroniczny (KPE) ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny na papierze i może być używany wszędzie tam, gdzie wymagana jest forma pisemna.

Kwalifikowany podpis elektroniczny — Certum, KIR, Sigillum

Kwalifikowany podpis elektroniczny w Polsce można uzyskać od dostawców usług zaufania wpisanych na listę Ministerstwa Cyfryzacji. Najpopularniejsi to Certum (Asseco Data Systems), KIR (Krajowa Izba Rozliczeniowa) i Sigillum (PWPW). Uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego wymaga jednorazowej weryfikacji tożsamości w punkcie certyfikacji — osobiście lub zdalnie przez wideo-weryfikację. Koszt certyfikatu kwalifikowanego wynosi od ok. 100 do 300 zł rocznie w zależności od dostawcy i wybranego okresu ważności. Do składania podpisu zazwyczaj potrzebna jest karta kryptograficzna z czytnikiem lub token USB. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany m.in. do podpisywania umów, dla których ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności — jak umowy o roboty budowlane przy dużych inwestycjach.

Podpis zaufany przez ePUAP — bezpłatny i dostępny dla każdego

Podpis zaufany (dawniej profil zaufany) to bezpłatna alternatywa dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla osób fizycznych, finansowana przez rząd. Można go uzyskać przez założenie konta na stronie pz.gov.pl i potwierdzenie tożsamości przez bankowość elektroniczną (większość polskich banków jest zintegrowana z systemem) lub osobiście w punkcie potwierdzającym. Podpis zaufany ma moc prawną kwalifikowanego podpisu w kontaktach z administracją publiczną — można nim składać pisma do urzędów, podpisywać deklaracje podatkowe i dokumenty w ePUAP. W relacjach B2B i B2C podpis zaufany jest traktowany jako zaawansowany podpis elektroniczny i jest w pełni wystarczający do akceptacji ofert, podpisywania umów o roboty budowlane i protokołów odbioru.

Podpis osobisty — nowy dowód osobisty

Od 2019 roku Polacy posiadający nowy dowód osobisty z warstwą elektroniczną (e-dowód) mogą korzystać z tzw. podpisu osobistego. Jest to podpis elektroniczny zawarty w chipie dowodu osobistego, który ma moc kwalifikowanego podpisu elektronicznego w zakresie stosunków prawnych opartych na prawie polskim. Do korzystania z podpisu osobistego potrzebny jest czytnik kart NFC (w cenie kilkudziesięciu złotych) lub smartfon z NFC i odpowiednia aplikacja mobilna. Podpis osobisty jest bezpłatny po zakupie czytnika — nie wymaga odrębnego certyfikatu. Dla wykonawcy prowadzącego jednoosobową działalność to najtańsza ścieżka do uzyskania prawnie skutecznego podpisu elektronicznego.

Kiedy wystarczy zwykły podpis elektroniczny

Dla większości codziennych transakcji wykonawczych — ofert, potwierdzeń zamówienia, protokołów odbioru remontów, umów o wartości poniżej kilkudziesięciu tysięcy złotych — wystarczy zwykły lub zaawansowany podpis elektroniczny. Kodeks cywilny nie wymaga dla umów o roboty budowlane formy pisemnej pod rygorem nieważności, o ile wartość nie przekracza progu wymogów formalnych (forma pisemna dla dowodu, nie dla ważności). Kliknięcie przycisku akceptacji oferty w QuotCraft jest więc prawnie skuteczne i pozostawia ślad cyfrowy — datę, godzinę, adres IP — który można wykorzystać w razie sporu. W praktyce tym prostym mechanizmem można obsłużyć 90% zleceń.

Faktury elektroniczne a podpis — czy faktura wymaga podpisu

Wiele osób myli podpis elektroniczny z wymogami dotyczącymi faktur VAT. Faktura elektroniczna w Polsce nie wymaga podpisu elektronicznego — wymaganie to zostało uchylone już lata temu. Faktura VAT jest ważna bez podpisu, o ile spełnia wymagania art. 106e ustawy o VAT. Natomiast faktura wystawiana przez KSeF ma dodatkowe zabezpieczenie w postaci unikalnego numeru KSeF nadanego przez system rządowy — stanowi to cyfrowy odpowiednik pieczęci autentyczności. Podpis elektroniczny pozostaje istotny przy umowach, protokołach odbioru i innych dokumentach nieregulowanych przepisami VAT.

QuotCraft i podpis elektroniczny w codziennej pracy

QuotCraft obsługuje akceptację ofert przez klienta za pomocą jednego kliknięcia (zwykły podpis elektroniczny) oraz integrację z zewnętrznymi dostawcami kwalifikowanego podpisu dla transakcji wymagających wyższego poziomu bezpieczeństwa. Protokoły odbioru generowane w QuotCraft mogą być podpisane przez klienta na ekranie dotykowym smartfona lub tabletu na placu budowy — bez konieczności drukowania czegokolwiek. Całość dokumentacji podpisanej elektronicznie jest archiwizowana w chmurze i dostępna na żądanie.