Peppol w Polsce — e-fakturowanie w zamówieniach publicznych i handel transgraniczny

Polska jest aktywnym uczestnikiem sieci Peppol (Pan-European Public Procurement Online) — europejskiej infrastruktury do wymiany ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. W Polsce Peppol odgrywa przede wszystkim rolę w sektorze zamówień publicznych (B2G — Business to Government), gdzie zamawiający publiczni są zobowiązani do przyjmowania faktur elektronicznych w standardzie Peppol BIS 3. Jednocześnie KSeF pozostaje głównym systemem dla transakcji B2B. Dla wykonawców realizujących kontrakty publiczne lub pracujących transgranicznie Peppol jest jednak ważnym elementem ekosystemu e-fakturowania.

Czym jest Peppol i jak działa sieć

Peppol to nie program komputerowy ani strona internetowa — to infrastruktura sieciowa zbudowana na zasadzie punktów dostępowych (access points). Każda firma chcąca wysyłać lub odbierać dokumenty przez Peppol musi korzystać z certyfikowanego punktu dostępowego. Dokumenty w Peppol mają ustandaryzowany format UBL (Universal Business Language) — ten sam standard jest stosowany przez wszystkie kraje uczestniczące w sieci Peppol, co umożliwia bezproblemową wymianę dokumentów między firmami z różnych krajów. Polska Krajowa Agencja Rozwoju (PARP) i Ministerstwo Finansów są zaangażowane w implementację Peppol w Polsce, a krajowym operatorem sieci PEPPOL zarządza EXITE.

Peppol BIS 3 — standard faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych

W Polsce zamawiający publiczni (urzędy, szpitale, szkoły, samorządy) są zobowiązani do przyjmowania faktur elektronicznych zgodnych z europejską normą EN 16931 na podstawie Ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Preferowanym formatem technicznym jest właśnie Peppol BIS 3 (Billing 3.0). Oznacza to, że wykonawca, który realizuje zamówienie publiczne i wystawia fakturę instytucji publicznej, może — a w przypadku, gdy zamawiający tego wymaga — musi skorzystać z Peppol do doręczenia faktury. W praktyce większość zamówień publicznych o wartości powyżej 30 000 euro jest objęta tym wymogiem.

Peppol a KSeF — dwa systemy, dwa zastosowania

Ważne jest, by nie mylić Peppol z KSeF. KSeF to centralny system rządowy obsługujący faktury B2B (przedsiębiorca do przedsiębiorcy) wymagane przez polskie prawo podatkowe. Peppol to europejska sieć obsługująca głównie faktury B2G (przedsiębiorca do administracji publicznej) oraz faktury transgraniczne. Te dwa systemy działają niezależnie, choć w przyszłości planowane jest ich zbliżenie. Faktura wystawiana przez KSeF jest ważna tylko w Polsce i dotyczy transakcji krajowych B2B. Faktura wysłana przez Peppol może trafić do zamawiającego publicznego w Polsce, Niemczech, Szwecji czy Holandii — w identycznym formacie, bez potrzeby adaptacji.

Jak zarejestrować się w sieci Peppol

Aby wysyłać i odbierać dokumenty przez Peppol, firma musi uzyskać Peppol ID — unikalny identyfikator w sieci, oparty zazwyczaj na numerze NIP poprzedzonym kodem kraju i schematu (w Polsce: 0088:NIPXXXXXXX lub 9930:NIPXXXXXXX). Identyfikatora Peppol nie uzyskuje się samodzielnie — nadaje go certyfikowany punkt dostępowy. Firmy informatyczne oferujące usługi Peppol w Polsce to m.in. Comarch, BMESG, DocProcess i inne. QuotCraft pełni rolę punktu dostępowego Peppol dla swoich użytkowników — firma rejestruje się w sieci Peppol automatycznie przy uruchomieniu tej funkcji.

Faktury transgraniczne — wykonawca pracujący w UE

Polski wykonawca, który realizuje usługi dla klientów biznesowych lub instytucji publicznych w innych krajach UE — np. firma budowlana pracująca w Niemczech czy instalator klimatyzacji obsługujący europejskie sieci hotelowe — może potrzebować Peppol do dostarczania faktur. Sieć Peppol obejmuje ponad 40 krajów, a faktury przesyłane tą drogą spełniają wymagania lokalne dzięki standaryzacji EN 16931. To znacznie prostsze niż negocjowanie z każdym zagranicznym klientem, jaki format faktury elektronicznej mu odpowiada. Warto wiedzieć, że wysyłanie faktury przez Peppol nie zwalnia z obowiązku wystawienia jej przez KSeF, jeżeli usługa jest opodatkowana w Polsce.

Zamówienia publiczne — jak wygrać kontrakt jako mały wykonawca

Uczestnictwo w przetargach publicznych w Polsce jest dla małych firm budowlanych i instalacyjnych coraz bardziej dostępne dzięki platformie e-Zamówienia (ezamowienia.gov.pl). Kontrakt z urzędem gminy, szpitalem czy uczelnią może być bardzo wartościowy — płatność jest zazwyczaj pewna i terminowa, a sam fakt posiadania referencji publicznych wzmacnia wiarygodność firmy na rynku prywatnym. Jednym z wymogów uczestnictwa może być zdolność do wystawiania faktur przez Peppol — warto przygotować się na ten wymóg zawczasu, jeszcze przed złożeniem pierwszej oferty w przetargu publicznym.

QuotCraft i obsługa Peppol dla polskich wykonawców

QuotCraft jest certyfikowanym punktem dostępowym Peppol i obsługuje wysyłanie faktur zarówno przez KSeF (dla transakcji krajowych B2B), jak i przez sieć Peppol (dla zamówień publicznych B2G i transakcji transgranicznych). Wykonawca nie musi wiedzieć, który kanał dostawy zostanie użyty — QuotCraft automatycznie sprawdza, czy odbiorca faktury jest zarejestrowany w Peppol i jeśli tak, dostarcza fakturę przez sieć Peppol. Jeśli nie — faktura trafia e-mailem. Obsługa Peppol jest dostępna w płatnych planach QuotCraft.